Wenn man Lieferantenverträge als Beispiel nimmt, nutzen Organisationen häufig interne Beschaffungsfunktionen, um ihre Beschaffungsstrategie, Lieferantenauswahl und -vergabe sowie Verhandlungen und Vertragsentwicklung zu unterstützen. Dennoch wird die “Beschaffung” allzu oft ihre Aufgabe als abgeschlossen ansehen, sobald sie den Anbieter “beschafft” haben und der Vertrag unterzeichnet ist, und schnell zur nächsten Beschaffungsaufgabe übergehen. Wenn Sie Glück haben, wird der Budgetinhaber an der Auftragsvergabe beteiligt gewesen sein und an dieser Stelle übernehmen; obwohl, meistens wird der Vertrag in einem Unentschieden, Füllschrank oder zufälligen elektronischen Lagerort platziert, nie wieder angeschaut werden…..bis etwas schief geht! Es gibt zwei wichtige Bereiche, in denen die interne Revision die Vertraglichverträge gewährleisten kann. Erstens werden die internen Audits Jahr für Jahr in allen Branchen eingesetzt, um Vertragsprüfungen im Wert von Milliarden von Pfund durchzuführen. Dabei handelt es sich in der Regel um eingehende Audits eines Einzelvertrags für strategisch wichtige Lieferanten; der Schwerpunkt liegt auf der Frage, ob die Lieferanten ihren Verpflichtungen und erwarteten Servicestandards nachkommen oder nicht. Die Durchführung detaillierter Vertragsaudits bietet viele Vorteile, aber vor allem wird sie frühzeitig auf die wichtigsten Risiken hinweisen, die proaktiv gemanagt werden müssen, z. B. bei der Erfüllung oder Nichteinhaltung vertraglicher Anforderungen, Verzögerungen, Kostenüberschreitungen, schlechtem Preis-Leistungs-Verhältnis und qualitativ minderwertigen Produkten oder Dienstleistungen. Viele führende Direktoren und Boardmitglieder sind in der Lage, ihre kritischsten Funktionen zu artikulieren. Diese sind in der Regel unter anderem Produktion, Vertrieb, Marketing und IT, aber das Vertragsmanagement ist selten von der Zeit betroffen.
Es spielt jedoch keine Rolle, ob Sie ein großes, mittleres oder kleines Unternehmen sind oder in welchem Sektor Sie tätig sind (d. h. Fertigung, Dienstleistungen, Bau usw.), Sie werden immer Kunden und Lieferanten haben und brauchen, die “wasserdichte” Verträge wollen, die allen Beteiligten ihre Verpflichtungen gegenübereinander deutlich machen, und alle diese Aufträge müssen danach geplant, vergeben und verwaltet werden. Vertragsmanagement – wie erhalten Sie Komfort, dass Ihre Vertragsprozesse effizient und effektiv sind? Wir sind der festen Ãœberzeugung, dass die Interne Revision ein wichtiger Akteur bei der Bewertung der Vertragsmanagementvereinbarungen einer Organisation sein kann und sollte. Dies wird den Boards helfen, festzustellen, ob die Art und Weise, in der ihre Unternehmensverträge geeignet sind, um qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten, die ein echtes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Als interne Audit-Fachleute sehen wir oft hervorragende Beschaffungsprozesse durch schlechtes Auftragsmanagement rückgängig gemacht, was dazu führt, dass die Qualität und der Wert, die ursprünglich in der Vergabephase ausgehandelt wurden, nicht vom Lieferanten geliefert werden, was oft zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten oder der Notwendigkeit einer Neuausschreibung führt.